A atuação pericial é uma atividade técnica e empresarial que exige organização, método e domínio de ferramentas. Um perito bem-preparado se preocupa com a equipe, a boa estrutura, cumpre prazos e garante qualidade e credibilidade nos trabalhos. Neste artigo, abordamos como montar uma rotina eficiente e organizar um escritório de perícia contábil, trazendo práticas que aplicadas na IRPE.

 🧩 Como Organizar um Escritório de Perícia Contábil

A estrutura física ou virtual do escritório é a base para um trabalho seguro e produtivo:

• Espaço físico ou virtual adequado: deve ser silencioso, seguro e com acesso rápido aos documentos. Usamos ambientes com controle de acesso e monitoramento, garantindo sigilo e conformidade com a LGPD. Temos assessoria de TI, firewall que criptografa os dados e antivírus corporativo, em constante atualização.
• Arquivamento digital e físico: mantemos controle por processos, com pastas organizadas e backups regulares. Usamos armazenamento em nuvem com criptografia e pastas por casos (processos de Assistência Técnica, Perícias Judiciais, Arbitragens e outros Cálculos, em separado),  identificadas por códigos dos processos e nomes das partes.
• Controle de prazos: usamos planilhas, agendas e softwares para evitar atrasos. Usamos um sistema integrado, que alerta sobre prazos críticos e permite acompanhamento por toda a equipe. Todas as 6ªs feira, uma colaboradora monitora os prazos de todos os processos em que estamos nomeados. Sabemos a tempo e hora “em que pé” os estão processos, evitando surpresas.

 💻 Ferramentas e Softwares Úteis

A tecnologia é indispensável para otimizar cálculos e análises:

• Planilhas eletrônicas: essencial para cálculos em geral, criação de tabelas dinâmicas e auditoria de dados.
• Softwares variados: usamos um software de gestão financeira, para nos ajudar com nossos contratos e recebimentos,
• Aplicativo para controle de cada caso: um aplicativo de nosso pacote permite identificar, acompanhar e registrar os eventos importantes de todos os casos do escritório. Temos acesso instantâneo e, rapidamente, resgatamos o histórico do caso, evitando retomadas lentas, conferindo celeridade e eficiência ao nosso trabalho,
• Outros sistemas: até o momento, usamos os sistemas dos tribunais (por exemplo, o e-SAJ e, em breve, o eproc), para acompanhar processos e nomeações.

 📅 Gestão de Prazos e Documentos

A rotina do perito envolve múltiplos processos simultâneos, por isso, é essencial ter um método:

• Crie cronogramas por processo: defina, para todos os casos, etapas como análise documental, elaboração de cálculos, redação do laudo e revisão. Nossa metodologia envolve desde a análise preliminar do processo, até a redação e entrega do laudo. Cada etapa é desempenhada com cuidado e revisada antes da entrega final.
• Use checklists para cada etapa da perícia: isso evita esquecimentos e garante padronização.
• Mantenha histórico de versões dos laudos e pareceres: na IRPE, cada versão é registrada com data e responsável pela alteração, garantindo rastreabilidade.

É preciso e necessário prever tempo para revisões técnicas internas antes da entrega do laudo, prática adotada para assegurar qualidade e evitar impugnações. Seguimos e aplicamos com melhorias a dica do Martinho Ornelas: Deixar o laudo repousar por uns dias e depois voltar a ele, para fechar, protocolar e “sair para o abraço”.

 ✅ Dica Extra da IRPE

Defina rotinas semanais de alinhamento com a equipe, não importa o tamanho do escritório. Isso ajuda a revisar prazos, redistribuir tarefas e antecipar possíveis problemas.

Conclusão

Organizar a estrutura e a rotina do perito contábil é um passo essencial para garantir eficácia, eficiência e credibilidade. Com planejamento, tecnologia e boas práticas, transformamos a perícia em uma atividade técnica e empresarial produtiva e segura.

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Ivam Ricardo Peleias
ivamrp@irpe.com.br

Fabíola D´Agostini Peleias
fabioladp@irpe.com.br