A função e o trabalho pericial pressupõem lidar com vários casos (judiciário, arbitragens, relações privadas) e atuar como Ator Pericial Contábil exercendo papéis distintos (Perito, Assistente Técnico, Parecerista, Testemunha Técnica). Uma consequência da diversidade e do volume é a necessidade de indicar, receber, selecionar, tratar, conferir e usar grande volume documental. A falta de organização nos documentos atrasa processos e gera sobrecarga, retrabalho, custos desnecessários. Isso é ainda mais crítico em perícias contábeis, pois cada detalhe faz diferença. É de indagar se os anjos ou o diabo moram nos detalhes. Quer evitar problemas? Confira nossas cinco dicas práticas:
1. Centralize os documentos
Considerados os cenários de atuação do Ator Pericial (judiciário, arbitragens, relações privadas), é necessária uma estrutura de armazenamento e guarda dos documentos recebidos / obtidos. Esta estrutura pode iniciar com pasta gerais (perícias e assistências técnica por cenário, por exemplo) e, dentro dessas pastas gerais, as pastas dos casos específicos. Dentro dessa estrutura de armazenamento, é possível adotar e usar um sistema único para armazenar contratos, processos, notas fiscais, extratos, livros contábeis e fiscais e relatórios, sem a eles se limitar. A depender do volume, extensão e complexidade dos caos, podem ser necessárias subpastas. Evite dispersão em e-mails ou pastas pessoais.
Adotamos essa forma aqui na IRPE Perícia e Consultoria Contábil. Nos pedidos de documentos adicionais, nossa prática é enviar um link da nossa nuvem para que as Partes incluam os documentos organizados em pastas, na mesma sequência do pedido de elementos (Termo de Diligência). Assim que recebemos os documentos em nossa nuvem, fazemos a conferência em relação ao que foi solicitado. Pedidos não atendidos são comunicados no processo (judicial/arbitral) ou a quem de direito. Pedimos a complementação. Se a complementação não ocorre, comunicamos a quem de direito (juízes, tribunais arbitrais e clientes), para que decidam o que de direito. Esperamos e cobramos uma resposta formal para prosseguirmos. Essa organização ajuda e facilita todo o andamento da perícia contábil.
2. Padronize nomes e formatos
Defina uma nomenclatura clara e formatos padrão (PDF, Excel). Isso facilita buscas, cria identidade e categorias de documentos e garante integridade aos arquivos. Atenção aos títulos dos documentos, recomendamos que não ultrapassem 256 caracteres, condição que permite identificação e acessibilidade.
3. Mantenha versões atualizadas
Arquivos desatualizados comprometem e o trabalho. Crie meios de controle de versões e datas. Não perca a trilha. Na dúvida, consulte quem mandou o documento, para ter a certeza de que está com a versão, sem correr o risco de se perder em versões desatualizadas.
4. Digitalize com qualidade
Documentos físicos devem ser escaneados com boa resolução, legibilidade e de forma pesquisável. Isso evita manuseio físico e retrabalho na perícia contábil, torna os documentos pesquisáveis e garantem qualidade para leitura e manuseio. Quando solicitar documentos adicionais, solicite-os da mesma forma que você os cria.
5. Proteja e compartilhe com segurança
Use ferramentas seguras para compartilhamento e controle de acesso. Confidencialidade e segurança são essenciais em processos judiciais. No judiciário e nas arbitragens, ambas as Partes devem ter conhecimento e acesso a toda a documentação a ser usada pelo Perito ou Equipe Pericial. Defina prazos de duração dos links, medida que garante controle interno e atende os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.
E vocês, como organizam seus documentos para facilitar perícias? Compartilhem conosco suas práticas nos comentários!
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