Os Atores Periciais (Peritos e Peritas, Assistentes Técnicos(as), Pareceristas e
Testemunhas Técnicas) lidam com projetos distintos, múltiplos prazos, análises
complexas e relatórios detalhados, no Poder Judiciário, nos procedimentos arbitrais e
nas relações privadas entre pessoas naturais e jurídicas. Organizar seus projetos de
forma eficiente contribui para garantir produtividade e precisão. Desenvolver, manter e
aprimorar a visão de cliente-produto-processo é uma abordagem que permite a
atuação de forma efetiva e profissional. Segue uma lista não exaustiva de dicas que
podem contribuir para otimizar a gestão de seus projetos e a administração do tempo
seu, de seus assistentes e equipe técnica.

1. Centralize Informações

Use sistemas de gestão de projetos para centralizar e consolidar as
informações relevantes. Soluções como Trello, Asana, RunRun It, Planner ou Notion ¹
permitem criar dashboards, quadros e listas com projetos, pessoas, tarefas e prazos.
Isso facilita a visualização das etapas de seus projetos, evita informações dispersas e
ajuda a garantir que nada seja esquecido.

2. Estabeleça Prioridades

Se você tem várias nomeações no Judiciário, em procedimentos arbitrais,
muitos contratos e assistência técnica e é procurado com frequência, parabéns. Com
tantas demandas sobre você, sua empresa e sua equipe, é essencial priorizar tarefas.
Já foi dito que vender não é tão difícil; porém, é preciso entregar o que foi vendido.
Uma solução útil para garantir suas entregas é usar a Matriz de Eisenhower ² para
classificar atividades de acordo com sua urgência e importância:

• Urgente e importante: Trabalhe imediatamente;
• Importante, mas não urgente: Planeje com antecedência;
• Urgente, mas não importante: Delegue, se possível;
• Nem urgente nem importante: Considere eliminar ou postergar.

3. Defina Marcos e Prazos Intermediários

Divida cada nomeação em marcos menores com prazos intermediários. O
método preconiza que um grande problema precisa ser decomposto em problemas
menores. Cada problema menor pode ser tratado de forma dedicada e eficiente. A
junção da solução dos problemas menores permite a solução do grande problema.
Enquanto atores periciais, somos nomeados e contratados para resolver problemas
complexos que demandam nosso conhecimento e expertise. Isso facilita o
acompanhamento e o controle do progresso e evita acúmulo de tarefas na reta final.
Ao invés de focar apenas no prazo final do laudo, crie mini entregas, como a análise
inicial, revisão de documentos, cálculos preliminares e revisão final.

4. Automatize Tarefas Repetitivas

Uma perícia não é igual a outra. Mas há muitas atividades periciais que podem ser automatizadas, tais como cálculo de juros ou análise de extratos bancários. Explore soluções que ofereçam essas funcionalidades para reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais. Planilhas com fórmulas personalizadas agilizam os cálculos. Concentre-se no projeto específico ao qual estiver dedicado; porém, olhe sempre ao seu redor, faça sempre as análise ambientais interna e externa, tenha postura estratégica e aja de forma estratégica. Sempre haverá uma forma melhor de executar algo, acredite nisso.

5. Utilize Templates para Relatórios

Crie modelos de laudos e relatórios padronizados. Isso economiza tempo na
formatação, garante que você cubra todos os pontos críticos de forma consistente,
padroniza lay-outs e deixa o produto final mais bonito de ver. Customize cada laudo de
acordo com o caso, sempre a partir da mesma base. Use redação primorosa, com
estrutura sujeito-verbo-predicado.

6. Organize o Fluxo de Documentos

A gestão documental é vital em suas nomeações. Mantenha os documentos
organizados por projeto e use uma convenção de nomenclatura clara. Arquive e-mails,
laudos e anexos em pastas digitais específicas para cada caso. Se possível, use
sistemas de armazenamento em nuvem como Google Drive ou OneDrive para facilitar
o acesso e compartilhamento.

7. Crie Rotinas Diárias e Semanais

Tenha rotinas diárias e semanais para revisar o andamento de todos os seus
projetos. Uma revisão semanal das nomeações ajuda a garantir que você está no
caminho certo e evita surpresas desagradáveis perto dos prazos finais. Revisões
diárias curtas, de 15 a 30 minutos, para organizar suas prioridades são uma ótima
prática.

8. Delegue e treine

Se você trabalha com uma equipe ou assistentes, delegue tarefas. Inicie com a
organização de documentos ou cálculos preliminares. Isso libera mais tempo para que
você se concentre nas análises mais complexas e na elaboração dos relatórios. Na
medida que sua equipe e assistentes ganham competência e desenvoltura nas tarefas
delegadas, delegue mais, até o ponto que você possa delegar um projeto completo,
para receber a minuta do laudo para revisão final. Treine, treine, treine e, se ainda
faltar algo, treine um pouco mais.

9. Evite Multitarefas

O ser humano tem limites físicos, mentais e emocionais. É uma armadilha
diabolicamente tentadora lidar com várias nomeações ao mesmo tempo; porém, a
multitarefa gera acúmulo, reduz a eficiência e estressa. Concentre-se em um projeto
por vez ou em uma etapa específica de um projeto antes de passar para o próximo.
Isso ajuda a manter o foco, melhora os resultados (totais / parciais) e evita erros.

10. Acompanhe o Tempo Gasto

Use ferramentas de controle de tempo, como Toggl ou Harvest ³ , para registrar
quanto tempo você dedica a cada nomeação. Isso permite uma análise mais precisa
de sua produtividade e ajuda a identificar onde você gasta mais tempo do que o
necessário.

11. Desenvolva uma Comunicação Efetiva

Mantenha uma comunicação clara e frequente com seus assistentes, sua equipe e stakeholders (Juízes, Tribunais Arbitrais, clientes, advogados, peritos e assistentes técnicos). Defina prazos realistas e forneça atualizações regulares sobre o progresso dos trabalhos. Isso elimina / mitiga ansiedades, ajuda a evitar retrabalho e garante que todos estejam alinhados com o andamento do processo.

12. Mantenha o Equilíbrio

Equilibre sempre sua carga de trabalho. Muitas nomeações levam ao
esgotamento se não forem geridas de forma eficaz. Faça pausas, organize o tempo de
forma realista e garanta que está cuidando da sua saúde física e mental.

Considerações Finais

Somente se controla aquilo que se conhece. Somente se conhece aquilo que
se planeja. Pode parecer muito difícil ou mesmo inalcançável aplicar estas e outras
dicas para se ter efetiva gestão de projetos e administração do tempo. Hábitos
arraigados, medo de tentar, desconhecimento de ferramentas, nenhuma ou pouca
educação continuada, falta de interação com outros atores periciais e stakeholders e
isolamento profissional (muito comum na atividade pericial) podem ser impeditivos /
limitadores à mudança de hábitos. Comece, dê o primeiro passo, veja o que está mais
ao seu alcance, faça um projeto piloto, avalie o piloto. Se valeu apena, adote e parta
para a outra dica. Você verá que, em pouco tempo, terá adquirido novos hábitos,
novas práticas, obterá maiores e melhores resultados e, o melhor de tudo, terá mais
tempo para outras coisas.

Com essas estratégias, você organizará suas nomeações de forma eficaz,
obterá maior e melhor qualidade dos laudos, pareceres e outros relatórios que
produzir. Ao mesmo tempo, aumentará sua produtividade. Vale repetir e reiterar a
máxima de Peleias e Ornelas ⁴ :

“Peritos(as) são gestores(as) de projetos e administradores(as) de seus tempos”

Visite o nosso site www.irpe.com.br

Ivam Ricardo Peleias
ivamrp@irpe.com.br

Fabíola D´Agostini Peleias
fabioladp@irpe.com.br

Referências:

1. Citamos os nomes das soluções porque sabemos que outros players na atividade pericial e stakeholders as utilizam. Não fazemos julgamento e tampouco indicamos qual delas seria a melhor. Essas ferramentas são de propriedade de seus desenvolvedores. ↩︎
2. Mais informações sobre a Matriz de Eisenhower podem ser obtidas em:< https://pt.wikipedia.org/wiki/Matriz_de_Eisenhower). Outras fontes podem trazer mais informações complementares a respeito desta ferramenta. ↩︎
3.  Idem em relação à nota de rodapé nº 1. ↩︎
4. PELEIAS, I. R.; ORNELAS, M. M. G. Conversando com o perito: um olhar sobre o quotidiano da atividade pericial contábil no Poder Judiciário Paulista. Artigo premiado em 1º lugar na categoria “trabalhos técnicos” do 19º Congresso Brasileiro de Contabilidade, realizado em Belém-PA, em outubro/2012. Publicado na Revista Brasileira de Contabilidade, nº 2023, 2013, pgs. 88-101. O trecho transcrito está na pg. 94. Disponível em: https://cfc.org.br/wp-content/uploads/2016/03/resumo_203.pdf.
   ↩︎